Соблюдайте сроки хранения документов – и неприятных ситуаций с контролирующими органами не будет
Организация архивного делаи делопроизводства – обязанность каждой организации
Закон РБ от 25.11.2011 № 323-З «Об архивном деле и делопроизводстве в Республике Беларусь»
Государственное регулирование и управление в сфере архивного дела и делопроизводства включает в себя установление единых принципов организации архивного дела и делопроизводства, накопления, хранения, учета и использования документов Национального архивного фонда РБ, создания и деятельности архивов и осуществление контроля за соблюдением этих принципов, комплектования архивов государственных органов и иных организаций (ст. 6).
Негосударственные организации могут по согласованию с государственными архивами утверждать перечни документов Национального архивного фонда, образующихся в процессе их деятельности и деятельности подчиненных им (входящих в состав, систему) организаций, с указанием сроков хранения (ст. 4).
Постановлением определен перечень республиканских архивных учреждений и областных и зональных государственных архивов и обслуживаемых ими зон, входящих в систему государственных архивных учреждений.
Правила работы архивов государственных органов и иных организаций, утвержденные постановлением Минюста РБ от 24.05.2012 № 143
Правила устанавливают порядок работы архивов государственных органов и иных организаций Республики Беларусь (п. 1). Их действие распространяется на все организации Республики Беларусь независимо от формы собственности и ведомственной подчиненности. На представительства иностранных организаций, осуществляющих свою деятельность на территории Республики Беларусь, Правила распространяются лишь в части установления требований по организации накопления, хранения, учета и использования образующихся в процессе их деятельности документов по личному составу работников этих представительств.
Правила регулируют вопросы работы с документами на бумажных носителях и в основном ориентированы на управленческую документацию (организационно-распорядительную, финансовую, бухгалтерскую, статистическую и др.). Вопросы работы со специальной документацией (научно-технической, аудиовизуальной), документацией в электронном виде, а также документами, образовавшимися на протяжении жизни граждан Республики Беларусь, иностранных граждан и лиц без гражданства (их семьи, рода), регламентированы специальными нормативными правовыми актами.
В гл. 3 Правил прописаны вопросы работы архива организации. Так, работа архива организации осуществляется в соответствии с актами законодательства РБ в сфере архивного дела и делопроизводства, его уставом (положением о нем), иными локальными нормативными правовыми актами (п. 8).
Руководитель архива организации несет ответственность за выполнение возложенных на архив организации задач и функций, распределяет обязанности между работниками архива. В организации, штатным расписанием которой не предусмотрены штатные должности работников архива, приказом (иным распорядительным документом) руководителя организации назначается лицо, ответственное за архив (п. 9).
Акты законодательства, которыми необходимо руководствоваться при работе со специальной документацией
Правила работы с научно-технической документацией в организациях Республики Беларусь, утвержденные постановлением Комитета по архивам и делопроизводству при Совете Министров РБ от 06.11.2003 № 38
Инструкция о порядке организации работы с документами в электронном виде в архивах государственных органов, иных организаций, утвержденная постановлением Минюста РБ от 11.05.2012 № 120
Инструкция о порядке проведения экспертизы ценности и передачи на постоянное хранение документов в электронном виде и информационных ресурсов, утвержденная постановлением Минюста РБ от 11.05.2012 № 121
Инструкция о порядке доступа к архивным документам, содержащим сведения, относящиеся к личной тайне граждан, утвержденная постановлением Минюста РБ от 24.05.2012 № 132
Как определить сроки хранения документов, образующихся в процессе деятельности организации
Постановление Минюста РБ от 24.05.2012 № 140 «О некоторых мерах по реализации Закона Республики Беларусь от 25 ноября 2011 года «Об архивном деле и делопроизводстве в Республике Беларусь»
Постановлением утвержден Перечень типовых документов Национального архивного фонда Республики Беларусь, образующихся в процессе деятельности государственных органов, иных организаций и индивидуальных предпринимателей, с указанием сроков хранения.
В названном Перечне под отдельными номерами пунктов указаны наименования и сроки хранения документов, созданных в организации. По ряду пунктов данного Перечня приводятся пояснения относительно сроков хранения документов. При указании сроков хранения документов негосударственным организациям следует исходить из сроков, перечисленных в гр. 3 Перечня.
Инструкция по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утвержденная постановлением Минюста РБ от 19.01.2009 № 4, с учетом последних изменений от 15.01.2013 № 9
Должное ведение документооборота и хранение в упорядоченном виде огромного количества создаваемых и накапливающихся в организации документов невозможно обеспечить без номенклатуры дел. Номенклатура дел организации – это систематизированный перечень заголовков дел, заводимых в организации в делопроизводственном (календарном) году, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке (п. 150).
В делопроизводстве номенклатура дел организации используется для группировки исполненных документов в дела, систематизации, индексации и учета дел, определения сроков их хранения. Номенклатура дел является основой для составления описейдел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, а также актов о выделении к уничтожению документов и дел, не подлежащих хранению.
В архиве организации номенклатура дел используется для учета дел временного (до 10 лет включительно) хранения. Номенклатура дел организации должна составляться в каждой организации. Оформляют ее на общем бланке организации или чистом листе бумаги формата А4. Графы номенклатуры дел заполняют в соответствии с установленной формой (п. 165).
Уничтожение документов подтверждайте актами
Инструкция по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утвержденная постановлением Минюста РБ от 19.01.2009 № 4, с учетом последних изменений от 15.01.2013 № 9
Порядок уничтожения документов с истекшими сроками хранения закреплен в гл. 16 Инструкции. Непосредственный отбор документов на выделение к уничтожению производят работники структурных подразделений организации, в деятельности которых они были образованы (п. 178).
По результатам экспертизы ценности и отбора документов составляют описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу, а также акты о выделении к уничтожению документов и дел, не подлежащих хранению (п. 179).
Акт о выделении к уничтожению документов и дел, не подлежащих хранению, составляется по форме согласно приложению 17 к Инструкции (п. 210). Отобранные к уничтожению и включенные в акт документы передаются организациям, ведающим заготовкой вторичного сырья, при этом оформляется приемо-сдаточная накладная. Дата сдачи и номер накладной указываются в акте. Использование этих документов для хозяйственных нужд запрещено (п. 212).
Инструкция о порядке использования и бухгалтерского учета бланков строгой отчетности, утвержденная постановлением Минфина РБ от 18.12.2008 № 196*
__________________________
* Постановлением Совета Министров РБ от 12.10.2012 № 926, вступившим в силу 20 октября 2012 г.,статус «бланк (документ) строгой отчетности» в отношении отдельных документов заменен на статус «бланк документа с определенной степенью защиты» и соответственно «документ с определенной степенью защиты». Бухгалтерский учет, хранение выданных (реализованных) бланков и документов осуществляют все субъекты в порядке, установленном законодательством в отношении бланков строгой отчетности. Постановление № 926 не изменяет действующий порядок оборота таких документов.
Уничтожение испорченных и аннулированных бланков строгой отчетности производится с учетом норм, установленных гл. 4 данной Инструкции. Испорченные, аннулированные бланки строгой отчетности (вместе с составленным реестром бланков строгой отчетности, подлежащих уничтожению, по форме согласно приложению 6 к Инструкции) сохраняются субъектом хозяйствования в течение месяца после проведения налоговыми органами проверки соблюдения налогового законодательства, по истечении которого по письменному разрешению руководителя организации (индивидуального предпринимателя) или лиц, им уполномоченных, начинается подготовка их к уничтожению (п. 15).
Для этого приказом назначается комиссия, которая обязана проверить наличие подлежащих уничтожению бланков строгой отчетности и дать заключение, подтверждающее необходимость их уничтожения. В присутствии комиссии проверенные бланки строгой отчетности упаковываются, опечатываются (опломбируются). Затем составляется акт на списание испорченных, аннулированных бланков строгой отчетности по форме согласно приложению 7 к Инструкции с указанием серий и номеров бланков строгой отчетности, подлежащих уничтожению. Списанные бланки строгой отчетности оставляются на хранение в той же организации (п. 16).
После утверждения акта на списание испорченных, аннулированных бланков строгой отчетности комиссией производится их фактическое уничтожение, о чем составляется акт об уничтожении бланков строгой отчетности по форме, утвержденной руководителем организации, который в 3-дневный срок утверждается руководителем организации.
Необеспечение сохранности бухгалтерских документов влечет серьезные последствия
Кодекс РБ об административных правонарушениях от 21.04.2003 № 194-З, с учетом последних изменений от 04.01.2014 № 120-З
Утрата или незаконное уничтожение документов постоянного или временного хранения, а равно причинение им непоправимых повреждений влекут наложение штрафа в размере от 10 до 30 базовых величин (БВ) (ст. 23.37).
Должностные лица, не обеспечившие сохранность бухгалтерских документов, привлекаются к административной ответственности с наложением штрафа в размере от 4 до 35 БВ (ч. 3 ст. 12.1).
При установлении факта уничтожения бухгалтерских и иных документов, необходимых для исчисления и уплаты налогов, до истечения установленных сроков их хранения налагается штраф в размере от 10 до 100 БВ (ч. 2 ст. 12.1).
Уголовный кодекс РБ от 09.07.1999 № 275-З, с учетом последних изменений от 12.07.2013 № 60-З
Помимо применения мер административной ответственности законодательство предусматривает и уголовную ответственность.
Хищение, уничтожение, повреждение либо сокрытие официальных документов, совершенные из корыстных или иных личных побуждений, наказываются общественными работами, или штрафом, или исправительными работами на срок до 2 лет, или арестом на срок до 6 месяцев, или ограничением свободы на срок до 2 лет, или лишением свободы на тот же срок (ч. 1 ст. 377).
www.gb.by
Установлены сроки хранения документов, если не проводилась налоговая проверка
При осуществлении деятельности организации создают большое количество документов. Если документы включены в соответствующий перечень, их положено хранить в течение установленных сроков.
Пунктом 1 постановления Минюста от 06.03.2018 N 56 (далее – Постановление N 56) внесены изменения и дополнения в перечень документов, образующихся в процессе деятельности организаций и ИП (далее — Перечень) <*>. В частности, скорректированы сроки хранения документов, относящихся ко многим направлениям деятельности. Это такие направления деятельности, как учет и отчетность, бухучет и отчетность, кредитование, кассовые операции, организация труда и иные направления.
В основном изменения коснулись документов, по которым отсчет срока хранения начинается после проведения налоговыми органами проверки соблюдения налогового законодательства. По ним установлен дополнительный срок – 10 лет, если такая проверка не проводилась.
Кроме того, по некоторым видам документов сроки хранения изменены. Например, переписку о составлении и представлении статотчетности <*> хранить нужно 3 года вместо 5 лет.
На заметку
Сроки хранения документов исчисляются с 1 января года, следующего за годом окончания их делопроизводством <*>.
Из Перечня исключены некоторые виды документов, в частности, переписка об утверждении и уточнении бухгалтерских балансов и отчетов <*>, документы о приемке выполненных работ (акты, справки и др.) <*>, документы о списании с баланса имущества, пришедшего в негодность <*> и иные документы.
Изменения вступили в силу с 22.03.2018 <*>.
Сроки хранения (с учетом изменений) некоторых видов документов представлены в таблице.
Таблица
| Пункт Перечня | Вид документа | Срок хранения в государственных и негосударственных организациях, у ИП | Пояснение |
| БУХГАЛТЕРСКИЙ УЧЕТ И ОТЧЕТНОСТЬ | |||
| 169 | Переписка по вопросам бухучета и бухотчетности | 1 год
| После проведения налоговой проверки. Если налоговая проверка не проводилась – 10 лет |
| 173 | Документы по учету валютных операций | 3 года
| |
| 174 | Кассовые книги по валютным операциям | 3 года
| |
| 177 | Первичные учетные документы | 3 года | |
| 178 | Регистры бухучета | 1 год | |
| 179 | Кассовые книги | 1 год | |
| 180, 181 | Документы о проведении зачетов взаимных требований | 3 года | |
| 184, 188, 189 | Документы по начислению зарплаты и о премировании работников, журналы регистрации расчетно-платежных ведомостей по зарплате и выдаче матпомощи и др. | 3 года | |
| 194 | Документы о выплате пособий, об оплате листков нетрудоспособности | 3 года | |
| 195 | Документы о дебиторской и кредиторской задолженности, недостачах имущества | 3 года | |
| 198, 202 | Листки нетрудоспособности, журналы их регистрации | 3 года | |
| 203 | Акты проверок кассы | 3 года | |
| 207 | Документы о налогообложении организаций | 3 года (ранее – 5 лет) | |
| 208 | Документы о подтверждении применения нулевой ставки НДС | 3 года | |
| 214 | Доверенности на получение (выдачу) денег и иных ценностей | 3 года | |
| 219 | Учетные документы (книги учета доходов и расходов, книги учета товаров (готовой продукции) и др.) | 3 года | |
| 220 | Книги покупок | 5 лет | С даты последней записи, при условии проведения налоговой проверки. Если налоговая проверка не проводилась – 10 лет с даты последней записи |
| ОРГАНИЗАЦИЯ ТРУДА. КОЛЛЕКТИВНЫЕ ТРУДОВЫЕ ОТНОШЕНИЯ | |||
| 467, 468 | Журналы учета рабочего времени, табели использования рабочего времени | 3 года
| После проведения налоговой проверки. Если налоговая проверка не проводилась – 10 лет |
| ПРИЕМ, ПЕРЕВОД, УВОЛЬНЕНИЕ, УЧЕТ РАБОТНИКОВ | |||
| 649 | Приходно-расходные книги по учету бланков трудовых книжек | 3 года
| После проведения налоговой проверки. Если налоговая проверка не проводилась – 10 лет |
| ПРАВОВОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ | |||
| 66 | Договоры, контракты по финансово-хозяйственной деятельности и документы к ним | 3 года
| После окончания срока действия договора, контракта, проведения налоговой проверки. Если налоговая проверка не проводилась – 10 лет после окончания срока действия договора, контракта |
| ОРГАНИЗАЦИОННЫЕ ОСНОВЫ УПРАВЛЕНИЯ | |||
| 34 | Переписка по административно-хозяйственным вопросам | 3 года
| После проведения налоговой проверки. Если налоговая проверка не проводилась – 10 лет |
| РАСПОРЯДИТЕЛЬНАЯ ДЕЯТЕЛЬНОСТЬ | |||
| 21.2 | Приказы, распоряжения руководителей по административно-хозяйственным вопросам | 3 года (ранее — 5 лет)
| После проведения налоговой проверки. Если налоговая проверка не проводилась – 10 лет |
| ТРАНСПОРТНОЕ ОБСЛУЖИВАНИЕ | |||
| 1142,1143 | Путевые листы, журналы их учета | 3 года | После проведения налоговой проверки. Если налоговая проверка не проводилась – 10 лет |
На заметку
Сроки хранения документов, указанные в Перечне, обязаны соблюдать все организации и ИП <*>.
ilex.by
Сроки хранения документов по номенклатуре дел в 2019 году
Задать вопрос эксперту ClubTK Вход/регистрация рубрики- Актуально
- Анонсы
- Архивное хранение
- Больничные
- Бухгалтерия в кадрах
- Военнослужащие
- Воинский учет
- Гарантии и компенсации
- Госслужба
- Делопроизводство
- Договоры
- Документооборот
- Должностные инструкции
- Законодательство
- Инвалиды
- Иностранные работники
- Инструкции по охране труда
- Интервью
- Кадровики советуют
- Командировки
- Конфиденциальность
- Материальная ответственность
- Медосмотры
- Обучение и переподготовка
- Оплата труда
- Отпуска
- Отчетность
- Охрана труда
- Оценка персонала
- Персональные данные
- Подбор персонала
- Прием на работу
- Проверки
- Профессии
clubtk.ru
Практические аспекты документирования и хранения документов по завершении года. Дернович Е. (Окончание)
(Начало см. в «ГБ», 2015, № 14, с. 11–15).
В организации отдельные исполненные документы имеют ограничительный гриф «Для служебного пользования».
Каков порядок хранения этих документов?
Документы могут быть сформированы в отдельные дела либо с другими документами с указанием ограничительного грифа «Для служебного пользования».
Исполненные документы, содержащие служебную информацию ограниченного распространения в государственных органах, у юридических лиц, должны быть сформированы в дела в соответствии с утвержденной номенклатурой. Документы, содержащие служебную информацию ограниченного распространения, могут быть сформированы в отдельные дела или с другими документами, не содержащими служебную информацию ограниченного распространения, относящимися к одному вопросу. На обложке дела, в которое помещены документы, содержащие служебную информацию ограниченного распространения, должен быть проставлен ограничительный гриф «Для служебного пользования». В описях дел структурных подразделений государственного органа либо юридического лица в сводных описях дел (годовых разделах сводной описи дел) постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения индекс дела, в томе которого содержатся названные документы, дополняется литерами «дсп». Например: «12-08-дсп «Документы о работе организаций машиностроительного комплекса» (сведения, отчеты, поручения). Том № 4″.
В зависимости от содержания документов, включаемых в дело, устанавливается срок хранения в соответствии с перечнем типовых документов Национального архивного фонда Республики Беларусь, образующихся в процессе деятельности государственных органов, иных организаций и индивидуальных предпринимателей, с указанием сроков хранения, утвержденным постановлением Минюста Республики Беларусь от 24.05.2012 № 140 (далее – Перечень типовых документов). На обложке сформированного дела следует проставлять ограничительный гриф.
В организации оригиналы приказов по основной деятельности хранятся в юридическом отделе, а по личному составу – в отделе кадров. Копии приказов передают в сектор расчета заработной платы отдела бухгалтерского учета и отчетности.
Необходимо ли переданные копии включать в номенклатуру дел и каков срок хранения таких дел?
Необходимо. 3 года.
Срок хранения дел с копиями документов определяют согласно Методическим рекомендациям по составлению и применению номенклатур дел организаций, типовых и примерных номенклатур дел, утвержденным приказом директора Департамента по архивам и делопроизводству Минюста Республики Беларусь от 29.11.2013 № 55, которые предусматривают следующие требования:
– дела с копиями документов, подлинники (первые экземпляры) которых имеют временный срок хранения (до 10 лет включительно), хранятся до минования надобности, но, как правило, не менее чем до уничтожения подлинников в установленном порядке;
– дела с копиями документов, подлинники (первые экземпляры) которых имеют постоянный, временный (свыше 10 лет) срок хранения или по личному составу, хранятся не менее 3 лет (до включения подлинников (первых экземпляров) документов в сводные описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения или по личному составу).
Справочно: порядок составления номенклатуры дел в организации регулируют гл. 10 Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утвержденной постановлением Минюста Республики Беларусь от 19.01.2009 № 4 (далее – Инструкция № 4), и гл. 5 Правил работы архивов государственных организаций и иных организаций, утвержденных постановлением Минюста Республики Беларусь от 24.05.2012 № 143 (далее – Правила № 143). В заголовки определенных категорий дел дополнительно в гр. 2 следует указывать копийность документов, включенных в дело (подп. 165.2 п. 165 Инструкции № 4).
Каков срок хранения положения об управлении бухгалтерского учета и отчетности, а также положения о премировании работников организации?
Срок хранения положения об управлении бухгалтерского учета и отчетности – постоянно (в течение 2 лет после года утверждения передается в архив организации), положения о премировании работников – в течение 3 лет после замены новым.
Положения об управлении бухгалтерского учета и отчетности относятся к документам, формируемым как дела постоянного хранения, которые подлежат передаче в архив организации.
Справочно: дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу должны быть переданы в архив организации и включены в сводную опись дел (годовой раздел сводной описи дел) по истечении года, но не позднее 2 лет после их завершения делопроизводством.
Передача дел в архив организации осуществляется по описям дел структурных подразделений, составляемым в соответствии с требованиями гл. 14 Инструкции № 4 (п. 204).
Положение о премировании работников организации имеет срок хранения 3 года после замены новым, проведения проверки налоговыми органами соблюдения налогового законодательства, при условии завершения проверки, проводимой в рамках ведомственного контроля, и соответственно передаче в архив организации не подлежит (п. 187 Перечня типовых документов).
В течение какого срока необходимо хранить докладные записки к приказам о премировании и установлении надбавок, доплат?
3 года.
Приказы о премировании и установлении надбавок, доплат относятся к приказам по личному составу (п. 172 Инструкции № 4). Докладные записки к приказам о премировании и установлении надбавок, доплат классифицируются как документы, послужившие основанием для издания приказов, иных распорядительных документов по личному составу и не вошедшие в состав личных дел (заявления, представления, докладные записки, уведомления и др.). Срок их хранения составляет 3 года (п. 644 Перечня типовых документов).
Архивариус в организации требует от отдела труда и заработной платы распечатать расчетные листки и передать их в архив.
Правомерно ли такое требование с учетом того, что с 1 января 2003 г. ведется база данных персонифицированного учета, на основании сведений которой подтверждается размер заработка?
Правомерно.
Дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения, в т.ч. по личному составу, подлежат передаче в архив организации (п. 97 Правил № 143).
Справочно: перечень документов, относящихся к документам по личному составу, подлежащих передаче в архив организации, приведен в п. 165 Правил № 143 и включает в себя:
– приказы (иные распорядительные документы) по личному составу;
– личные карточки работников;
– лицевые счета (расчетные листки) по начислению заработной платы работникам;
– личные дела работников;
– невостребованные трудовые книжки.
Срок хранения лицевых счетов (расчетных листков) по начислению заработной платы работникам составляет 75 лет (п. 183 Перечня типовых документов).
Документы в электронном виде после их исполнения подлежат хранению в течение сроков, установленных для аналогичных документов на бумажных носителях.
Хранение документов в электронном виде без создания оригиналов на бумажном носителе, оформленных и подписанных в установленном порядке, допускается только для документов со сроками хранения до 10 лет, указанных в перечне согласно приложению 20 к Инструкции № 4 (п. 236 Инструкции № 4).
Внимание! Установление факта получения заработной платы за периоды работы до 1 января 2003 г. следует подтверждать справкой, выдаваемой работодателем, а за периоды работы после 1 января 2003 г. – на основании сведений индивидуального (персонифицированного) учета (часть девятая ст. 57 Закона Республики Беларусь от 17.04.1992 № 1596-XII «О пенсионном обеспечении»). Лицевые счета (расчетные листки) по начислению заработной платы работникам имеют высокую социальную значимость, так как являются средством доказательства, свидетельствующим о фактическом заработке, поэтому требование к их хранению в течение 75 лет сохранено.
Как правильно оформить прием-передачу дел при смене главного бухгалтера?
Назначить комиссию и составить акт приема-передачи документов.
При переводе, перемещении или увольнении работника имеющиеся у него документы и дела должны быть переданы по решению руководителя организации или соответствующего структурного подразделения другому работнику по акту приема-передачи документов и дел (часть пятая п. 7 Инструкции № 4).
В этих целях приказом руководителя назначают комиссию в составе не менее 3 человек, которая проверяет наличие и состояние передаваемых документов. Акт приема-передачи документов подписывают лица, передающие и принимающие документы архива организации, председатель и члены комиссии. В дальнейшем акт утверждает руководитель организации. В акте могут быть указаны переданные печати, штампы, ключи от сейфа и др.
www.gb.by
Документ | Срок | Статья |
Организация системы управления | ||
Протоколы, постановления, решения, рекомендации, стенограммы | 5 | |
а) коллегиального исполнительного органа организации | Постоянно | |
б) контрольных (ревизионных) органов организации | Постоянно | |
в) научных, экспертных, методических, | Постоянно | |
г) совещаний у руководителя организации | Постоянно | |
д) собраний трудовых коллективов организации | Постоянно | |
е) собраний структурных подразделений организации | 5 лет, ЭПК | |
ж) общих собраний акционеров, пайщиков | Постоянно | |
Приказы, распоряжения; документы (справки, сводки, информации, | 6 | |
а) по основной деятельности | Постоянно | |
б) по личному составу | 75 лет, ЭПК | |
— о предоставлении очередных и учебных отпусков, | 5 лет | |
в) по административно-хозяйственным вопросам | 5 лет | |
Проекты приказов, распоряжений | 1 год | 7 |
Правила, инструкции, регламенты, методические указания | 10 | |
а) по месту разработки и утверждения | Постоянно | |
б) в других организациях | 3 года | |
Уставы положения организации (типовые и индивидуальные): | 13 | |
а) по месту разработки и утверждения | Постоянно | |
б) в других организациях | 3 года | |
Учредительные договоры, изменения и дополнения | Постоянно | 14 |
Свидетельства о регистрации, ликвидации организации, | Постоянно | 15 |
Положения о структурных подразделениях организации; | Постоянно | 16 |
Договоры правах и обязанностях | 23 | |
а) с руководителем организации | Постоянно | |
б) с членами коллегиальных исполнительных и др. | 5 лет, ЭПК | |
в) с другой организацией | 5 лет, ЭПК | |
Реестры акционеров | Постоянно | 24 |
Списки аффилированных лиц, списки лиц, имеющих право | Постоянно | 26 |
Штатные расписания организации, изменения к ним: | 32 | |
а) по месту разработки и утверждения | Постоянно | |
б) в других организациях | 3 года | |
Проекты штатных расписаний, документы (справки, | 3 года, ЭПК | 33 |
Штатные расстановки | 75 лет | 34 |
Положения, инструкции о правах и обязанностях должностных лиц | 35 | |
а) типовые (примерные): | ||
— по месту разработки и утверждения | Постоянно | |
— в прочих организациях | 3 года | |
б) индивидуальные (персональные) | 75 лет, ЭПК | |
Приемо-сдаточные акты; приложения к ним (за исключением | 36 | |
а) руководителя организации | Постоянно | |
б) должностных ответственных и материально | 5 лет | |
Документы (доклады, обзоры, сводки, справки), | 5 лет, ЭПК | 43 |
Документы (программы, задания, отчеты, доклады, | 5 лет, ЭПК | 45 |
Документы (исторические и тематические справки, | Постоянно | 47 |
Документы (доклады, справки, отчеты, акты, | Постоянно | 48 |
Заключения ревизионной комиссии, аудитора | Постоянно | 50 |
Журналы, книги учета ревизий проверок и контроля за | 5 лет, ЭПК | 52 |
Копии документов (исковых заявлений, доверенностей, | 5 лет | 59 |
Договоры, соглашения об оказании юридических услуг | 5 лет, ЭПК | 60 |
Типовые и примерные номенклатуры дел: | 66 | |
а) по месту разработки и утверждения | Постоянно | |
б) в других организациях | До замены | |
Документы (номенклатуры, перечни, классификаторы дел и | 67 | |
а) по месту разработки и утверждения | Постоянно | |
б) в других организациях | До замены | |
Проекты документов (номенклатур, перечней, | 3 года | 68 |
Документы (акты, заключения, справки, переписка) о | 5 лет, ЭПК | 70 |
Договоры о проектировании, разработке, внедрении | 5 лет, ЭПК | 71 |
Дело фонда (исторические и тематические справки, | Постоянно | 73 |
Описи дел: | 74 | |
а) постоянного хранения | Постоянно | |
б) временного хранения | 3 года | |
Договоры, соглашения с архивными учреждениями, | 5 лет, ЭПК | 81 |
Прогнозы (перспективные планы) развития организации | Постоянно | 84 |
Концепции развития организации | Постоянно | 85 |
Учет и отчетность | ||
Утвержденные лимиты, фонды заработной платы: | 149 | |
а) по месту разработки и утверждения | Постоянно | |
б) в других организациях | До минования | |
Лицевые счета работников | 75 лет, ЭПК | 153 |
Положения о премировании работников | 5 лет, ЭПК | 154 |
Документы (сводные расчетные (расчетно-платежные) | 5 лет | 155 |
Сведения, справки о совокупном доходе работников | 5 лет | 157 |
Сведения об учете фондов, лимитов заработной платы | 5 лет | 159 |
Документы (копии отчетов, заявления, списки | 5 лет | 161 |
Исполнительные листы | До минования | 162 |
Документы (заявления, решения, справки, переписка) | До минования | 165 |
Документы (акты, справки, счета) о приеме | 5 лет (при | 188 |
Договоры о материальной ответственности | 5 лет | 189 |
Образцы подписей материально ответственных лиц | До минования | 190 |
Трудовые отношения | ||
Документы (информации, справки, сведения, ведомости, | 5 лет, ЭПК | 262 |
Документы (справки, сведения, списки) о | 5 лет, ЭПК | 263 |
Переписка по вопросам трудоустройства | 5 лет | 264 |
Направления на трудоустройство работников | До минования | 265 |
Договоры об оказании финансовой помощи на | 5 лет | 266 |
Документы (справки, планы, расчеты, схемы, карты) о | 5 лет, ЭПК | 268 |
Документы (рекомендации, психофизиологические нормы, справки) | 271 | |
а) по месту разработки и утверждения | Постоянно | |
б) в других организациях | До замены | |
Документы (акты, протоколы, справки, докладные | Постоянно | 272 |
Журналы учета работников, совмещающих профессии | До минования | 273 |
Документы (расчеты, рекомендации, обоснования, | 5 лет, ЭПК | 274 |
Коллективный договор | Постоянно | 275 |
Документы (протоколы, справки, акты, переписка) о | Постоянно | 276 |
Документы (отчеты, справки, информации) о | 5 лет, ЭПК | 277 |
Документы (заявления, докладные записки, справки, | 5 лет, ЭПК | 278 |
Документы (требования, справки, сведения, | 5 лет, ЭПК | 279 |
Документы (сводки, сведения, докладные записки, | 3 года | 280 |
Табели (графики), журналы учета рабочего времени | 1 год | 281 |
Документы (акты, сообщения, информации, | 3 года | 282 |
Типовые нормативы по труду: | 283 | |
а) по месту разработки и утверждения | Постоянно | |
б) в других организациях | До замены | |
Нормы выработки и расценок <10>: | 284 | |
а) по месту разработки и утверждения | Постоянно | |
б) в других организациях | До замены | |
Документы (справки, расчеты, докладные записки, | 5 лет, ЭПК | 285 |
Тарифно-квалификационные справочники, сетки, ставки: | 286 | |
а) по месту разработки и утверждения | Постоянно | |
б) в других организациях | До минования | |
Тарификационные ведомости | 25 лет | 288 |
Документы (расчеты, анализы, справки) о пересмотре | 5 лет, ЭПК | 289 |
Документы (справки, докладные записки, акты, отчеты, | 5 лет, ЭПК | 290 |
Утвержденные разряды оплаты труда по должностям работников: | 292 | |
а) по месту разработки и утверждения | Постоянно | |
б) в других организациях | До замены | |
Документы (расчеты, справки, списки) о премировании | 5 лет | 293 |
Переписка об образовании и использовании фондов | 5 лет | 294 |
Акты, предписания по технике безопасности; | 5 лет, ЭПК | 295 |
Комплексные планы улучшения условий, охраны труда и | Постоянно | 296 |
Документы (справки, предложения, обоснования, | Постоянно | 298 |
Планы мероприятий (двусторонние соглашения) по | 5 лет, ЭПК | 300 |
Документы (акты, справки, информации) | 5 лет, ЭПК | 301 |
Документы (докладные записки, справки, доклады, | 5 лет, ЭПК | 302 |
Перечень работ с вредными или опасными условиями, при выполнении | 303 | |
а) по месту разработки и утверждения | Постоянно | |
б) в других организациях | До замены | |
Списки работающих на производстве с вредными | 75 лет | 305 |
Табели и наряды работников вредных профессий | 75 лет | 306 |
Правила по охране труда работающих инвалидов: | 307 | |
а) по месту разработки и утверждения | Постоянно | |
б) в других организациях | До замены | |
Документы (акты, отчеты об авариях, аварийные | 10 лет | 311 |
Акты расследования профессиональных отравлений и | 45 лет, ЭПК | 312 |
Договоры страхования работников от несчастных | 5 лет | 313 |
Документы (программы, списки, переписка) | 5 лет | 314 |
Протоколы аттестации по технике безопасности | 5 лет | 315 |
Журналы, книги учета: | 316 | |
а) профилактических работ по технике безопасности | 10 лет | |
б) инструктажа по технике безопасности | 10 лет | |
в) проведения аттестации по технике безопасности | 5 лет | |
Извещения медпункта о пострадавших в результате | 5 лет | 318 |
Сведения об авариях и несчастных случаях | 5 лет | 319 |
Книги, журналы регистрации несчастных случаев, учета | Постоянно | 320 |
Документы (акты, заключения, отчеты, протоколы, справки о | 322 | |
а) по месту происшествия | 45 лет, ЭПК | |
б) в других организациях | 5 лет | |
Документы (доклады, протоколы, справки, заключения, | 10 лет, ЭПК | 323 |
Документы (акты, докладные записки, заключения, | 5 лет, ЭПК | 325 |
Документы (списки, перечни, переписка) о проведении | 5 лет | 330 |
Анкеты обследования условий труда работников | 5 лет | 331 |
Документы (протоколы, ведомости, карты аттестации | 5 лет, ЭПК | 332 |
Кадровое обеспечение | ||
Документы (доклады, сводки, справки, сведения) | Постоянно | 333 |
Документы (заявки, сведения, переписка) о | 5 лет | 335 |
Записки, заменяющие приказы по личному составу | 75 лет, ЭПК | 336 |
— о предоставлении очередных и учебных отпусков, | 5 лет | |
Личные дела (заявления, автобиографии, копии приказов и выписки | 337 | |
а) руководителя организации; членов руководящих, | Постоянно | |
б) работников | 75 лет, ЭПК | |
Трудовые договоры (контракты), трудовые соглашения, | 75 лет, ЭПК | 338 |
Личные карточки работников (в том числе временных | 75 лет, ЭПК | 339 |
Характеристики работников, не имеющих личных дел | 75 лет, ЭПК | 340 |
Документы (анкеты, автобиографии, листки по учету | 1 год | 341 |
Подлинные личные документы (трудовые книжки, | До востребо- | 342 |
Документы (справки, докладные и объяснительные | 5 лет | 343 |
Протоколы заседаний конкурсных комиссий по замещению | Постоянно | 344 |
Документы (выписки из протоколов, списки трудов, | 75 лет, ЭПК | 345 |
Заявления об участии в конкурсе на замещение | 3 года | 347 |
Протоколы заседаний комиссий по установлению | 15 лет (при | 348 |
Список (штатно-списочный состав) работников | Постоянно | 349 |
Списки: | 350 | |
а) членов руководящих и исполнительных органов | Постоянно | |
б) работников | 75 лет | |
в) прошедших аттестацию | 5 лет | |
г) военнообязанных | 3 года | |
д) кандидатов на выдвижение по должности | 5 лет | |
е) получающих персональные ставки, оклады | 10 лет (при | |
Документы (отчеты, акты, сведения) об учете трудовых | 3 года | 351 |
Переписка об оформлении командировок | 5 лет (для | 352 |
Документы (представления, ходатайства, анкеты, акты) | 5 лет (при | 354 |
Графики предоставления отпусков | 1 год | 356 |
Карточки, указатели к приказам по личному составу | 75 лет | 357 |
Книги, журналы, карточки учета: | 358 | |
а) приема, перемещения (перевода), увольнения | 75 лет | |
б) работников, направленных в командировки | 5 лет | |
в) военнообязанных | 3 года | |
г) отпусков | 3 года | |
д) личных дел, личных карточек, трудовых договоров | 75 лет | |
е) выдачи трудовых книжек и вкладышей к ним | 50 лет | |
ж) выдачи справок о заработной плате, стаже, месте | 3 года | |
з) выдачи командировочных удостоверений | 5 лет | |
Протоколы заседаний, постановления аттестационных, | 15 лет, ЭПК | 359 |
Заявления о несогласии с постановлениями | 5 лет | 361 |
Квалификационные требования: | 362 | |
а) по месту разработки и утверждения | Постоянно | |
б) в других организациях | До замены | |
Документы (тесты) но определению (оценке) | До замены | 363 |
Списки членов аттестационных, квалификационных | 5 лет | 364 |
Итоговые сводки, сведения, ведомости о проведении | 5 лет | 365 |
Графики проведения аттестации, установления | 1 год | 367 |
Документы (доклады, справки, расчеты, докладные | 5 лет, ЭПК | 368 |
Договоры об обучении | 5 лет (после | 375 |
Документы (представления, списки, характеристики, | 5 лет | 381 |
Списки лиц, окончивших курсы повышения квалификации | 5 лет | 383 |
Документы (представления, ходатайства, характеристики, | 384 | |
а) в награждающих организациях | Постоянно | |
б) в других организациях | 75 лет, ЭПК | |
Документы (методические указания, перечни наград) об оформлении | 387 | |
а) по месту разработки и утверждения | ||
б) в других организациях | ||
Административно-хозяйственные вопросы | ||
Правила внутреннего распорядка | 1 год (после | 407 |
Документы (акты, докладные и служебные записки, | 1 год | 408 |
Документы (акты, докладные и объяснительные записки, | 1 год | 413 |
Книги регистрации удостоверений и пропусков | 3 года | 414 |
Разовые пропуска, корешки пропусков в служебные | 1 год | 416 |
Документы (заявки, переписка) о допуске в служебные | 1 год | 417 |
Книги, журналы, табели регистрации прихода и ухода | 1 год | 418 |
Документы (планы, отчеты, докладные записки, акты, | 5 лет, ЭПК | 459 |
Документы (акты, справки, планы, отчеты, сводки, | 3 года | 460 |
Документы (акты, справки, докладные и служебные | 5 лет | 469 |
Книги, журналы учета опечатывания помещений, | 1 год | 471 |
Социально-бытовые вопросы | ||
Листки нетрудоспособности | 5 лет | 475 |
Книги, журналы регистрации листков | 5 лет | 476 |
Документы (описи документов, листок исправлений, | 5 лет | 477 |
Рекомендации по подготовке документов к назначению пенсий | 478 | |
а) по месту разработки и утверждения | Постоянно | |
б) в других организациях | До замены | |
Списки работников, уходящих на льготную пенсию | 50 лет | 479 |
Переписка о назначении государственных пенсий и | 5 лет | 480 |
Сведения о выполнении установленных квот на рабочие | 5 лет | 481 |
Документы (заявления, докладные записки, списки, | 5 лет (после | 485 |
Документы (акты, сведения, заключения) | 5 лет (после | 486 |
Договоры о праве пользования (найма) жилой площадью, | 5 лет, ЭПК | 487 |
Договоры купли-продажи, дарения жилых помещений | Постоянно | 489 |
Документы (сведения, справки, переписка) об аренде, | 5 лет, ЭПК | 490 |
Переписка о выселении граждан из служебных, | 5 лет (после | 491 |
Договоры о медицинском и санаторно-курортном | 5 лет (после | 495 |
Документы (списки, справки, заявления, переписка) | 3 года | 496 |
Расходные ордера на санаторно-курортные путевки | 3 года | 497 |
Документы (заявки, требования, накладные, ведомости) | 3 года | 498 |
Документы (заявления, медицинские справки, списки, | 3 года | 499 |
Списки детей, направленных в детские | 1 год | 501 |
Документы (акты, справки, докладные записки, | 3 года | 503 |
Документы (справки, сведения, отчеты, переписка, | 5 лет, ЭПК | 505 |
Деятельность первичных профсоюзных организаций (объединений) | ||
Документы (бюллетени голосования, списки | В течение | 511 |
Планы реализации критических замечаний | Постоянно | 512 |
Документы (заявления, заявки, списки, акты, | 3 года | 513 |
Документы (акты, докладные записки, программы, | 5 лет, ЭПК | 517 |
Документы (акты, докладные записки, справки) об | 5 лет, ЭПК | 519 |
hr-portal.ru
Сроки хранения документов: что следует помнить — Главный бухгалтер бюджетной организации
Какие нормативные документы регламентируют сроки хранения документов, образующихся в процессе деятельности бюджетной организации?
Для всех организаций Республики Беларусь, включая государственные бюджетные организации, обязательны к соблюдению требования по хранению документации, предусмотренные Перечнем типовых документов.Государственные органы, иные государственные организации имеют право разрабатывать и утверждать перечни документов Национального архивного фонда Республики Беларусь, образующихся в процессе деятельности государственных органов, иных государственных организаций и подчиненных им (входящих в состав, систему) органов, организаций, с указанием сроков хранения (ведомственные перечни документов). При определении сроков хранения документов в организациях, подчиненных какому-либо министерству, эти организации помимо Перечня типовых документов должны руководствоваться соответствующим ведомственным перечнем документов с указанием сроков хранения, утвержденным соответствующим министерством.
При установлении сроков хранения документов следует учитывать, что соответствующие нормы могут содержаться не только в Перечне типовых документов, ведомственных перечнях документов с указанием сроков хранения, но и в иных актах законодательства Республики Беларусь.
Бюджетная организация подготовила проект номенклатуры дел на 2017 г.
При заполнении гр. 4 номенклатуры дел возник вопрос: на основании какой графы Перечня типовых документов переносить срок хранения в номенклатуру дел оранизации?
Если бюджетная организация является источником комплектования государственного архива, сроки хранения образующихся в ее деятельности документов определяются на основе гр. 3 Перечня типовых документов.
Если же бюджетная организация не передает документы на постоянное хранение в государственный архив, то сроки хранения определяются на основе гр. 4 Перечня типовых документов.
В бюджетной организации начался процесс научно-технической обработки документов за 2000–2005 гг.
Какими нормативными правовыми актами следует руководствоваться при исчис- лении сроков хранения документов за указанный период?
В соответствии с нормативными правовыми актами, действующими на момент проведения научно-технической обработки документов.
Данный вывод вытекает из норм ст. 10 Закона Республики Беларусь от 10.01.2000 № 361-З «О нормативных правовых актах Республики Беларусь»: новый нормативный правовой акт имеет бо′льшую юридическую силу по отношению к ранее принятому (изданному) по тому же вопросу нормативному правовому акту того же государственного органа (должностного лица).
Каков срок хранения приказов об оказании материальной помощи в бюджетной организации?
Для приказов об оказании материальной помощи установлен срок хранения 3 года после проведения налоговыми органами проверки соблюдения налогового законодательства (подп. 21.4 п. 21 Перечня типовых документов).
Следует также учитывать пояснение к этому сроку, приведенное в гр. 5 Перечня типовых документов, согласно которому приказы (распоряжения, указания), используемые при определении размеров социальных пособий (пенсий, выплат в рамках государственных систем социального страхования и социального обеспечения и др.), должны храниться 75 лет.
Документы со сроком хранения до 10 лет хранятся на кафедре учреждения образования.
Что с ними делать, если архив учреждения их не принимает, так как они имеют временный срок хранения?
Дела с документами временного (до 10 лет) срока хранения должны храниться в структурных подразделениях (у должностных лиц) по месту формирования до момента их уничтожения.
После истечения сроков временного хранения следует провести экспертизу ценности документов. По мере завершения экспертизы составляют акт о выделении к уничтожению документов и дел, не подлежащих хранению. Данный акт может составляться как на дела всей организации, так и на дела отдельного структурного подразделения. Таким образом, акт о выделении к уничтожению документов и дел, не подлежащих хранению, может быть составлен на дела кафедры.
Справочно: форма акта закреплена в приложении 17 к Инструкции по делопроизводству.
Оформленный акт о выделении к уничтожению документов и дел, не подлежащих хранению, должен быть подписан лицом, проводившим экспертизу ценности документов, и рассмотрен на заседании центральной экспертной комиссии (экспертной комиссии) организации.
Получить методическую помощь, а также узнать, утверждены и согласованы ли в установленном порядке архивом сводные описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу, необходимо у заведующего архивом учреждения образования.
Является ли акт о приеме-передаче основных средств первичным учетным документов? Установлен ли для него срок хранения?
Акт о приеме-передаче основных средств является первичным учетным документом согласно постановлению Совета Министров Республики Беларусь от 24.03.2011 № 360 «Об утверждении перечня первичных учетных документов».
Срок хранения для данного документа – 3 года после проведения налоговыми органами проверки соблюдения налогового законодательства, при условии завершения проверки, проводимой в рамках ведомственного контроля.
Данная норма оговорена п. 177 постановления Минюста Республики Беларусь от 24.05.2012 № 140 «О некоторых мерах по реализации Закона Республики Беларусь от 25 ноября 2011 года «Об архивном деле и делопроизводстве в Республике Беларусь».
Бюджетная организация в рамках процедуры закупок привлекает подрядчика для выполнения строительно-монтажных работ.
Как правильно хранить документы, образующиеся в процессе проведения процедуры закупки?
Порядок хранения документов по государственным закупкам изложен в ст. 30 Закона Республики Беларусь от 13.07.2012 № 419-З «О государственных закупках товаров (работ, услуг)». В ней указано, что заказчик (организатор) ведет дело по процедурам государственных закупок и хранит его в течение 5 лет.
Такой же срок закреплен в п. 1019 Перечня типовых документов – 5 лет после проведения налоговыми органами проверки соблюдения налогового законодательства, при условии завершения проверки, проводимой в рамках ведомственного контроля.
В это дело должны быть включены справки, извещения, конкурсные документы и др.
www.eknigi.by
Хранение документов в организации. Сроки хранения документов организаций :: BusinessMan.ru
Жизнедеятельность ни одной организации, фирмы, предприятия, и даже государства невозможна без налаженного документооборота. Документы, как и необходимость их перемещения, создания или получения до возврата, окончания срока действия или прикрепления к делу, прочно вошли в жизнь человека с момента появления письменности. Сохранившиеся еще с древнейших времен, они подтверждают документирование разных сфер жизни отдельных личностей или государственных дел.
История делопроизводства в России
Первыми документами, которые фиксировали жизнь древнерусского государства, были летописи. Они повествовали о договорах, которые заключались между Русью и Византией, отражали исторические события. Также дипломатические отношения отмечались в грамотах. Помимо этого в них же говорилось о разных соглашениях, преимущественно между купцами. Грамоты в зависимости от цели могли быть судными и указными.
Все документы писались на пергаменте, который в то время считался очень дорогим материалом. Вплоть до окончания периода феодальной раздробленности Руси о понятии делопроизводства как системе было рано говорить.
История делопроизводства в Российском государстве состоит из периодов: дореволюционного, советского и постсоветского.
Дореволюционное
Дореволюционное делопроизводство сложилось в XVI — начале XX веков. Данный этап в свою очередь разделяется на несколько периодов:
- Приказное делопроизводство начало складываться после формирования централизованного Русского государства. Оно велось в избах (приказной, губной, земской) дьяками. Сама система же сложилась в приказах — центральных учреждениях. Отсюда и идет название периода. Отличительной особенностью приказного делопроизводства считается появление отдельного “штата” людей, которые занимались подготовкой проектов, наведением справок, организацией хранения бумаг, переписыванием черновиков набело.
- Коллежское делопроизводство сложилось после реформы центрального управления. В коллегиях стали применять регистрационные книги и организованные архивы. Хранение документов в установленном порядке впервые было организовано именно в период коллежского делопроизводства.
- Исполнительное (в XIX — начале XX в.) получило развитие во времена реформ. В основу новой административной системы легли принципы единоначалия — точное исполнения приказов руководящих лиц, а также иерархии — строгое распределение обязанностей между чиновниками различных рангов и должностей.
Советское делопроизводство
Советское делопроизводство начало складываться с октября 1917 и продолжалось до 1991 г. В этот период власти стремились сделать эту систему как можно более рациональной. Были предприняты попытки внедрения норм в работе с официальными документами. Сформирован перечень типовых документов по управлению на предприятии, который устанавливал сроки хранения подобной документации. В семидесятые была специально создана единая госсистема делопроизводства, которая устанавливала единые формы и методы работы с документами.
Постсоветское
Делопроизводство постсоветского периода сложилось, начиная с 1991 года, и развивается по настоящее время. В 90-х годах ХХ века в Российской Федерации начала совершенствоваться законодательно-нормативная правовая основа, устанавливающая требования к документации.
Хранение документов на предприятии
В процессе деятельности фирм, учреждений, предприятий проходит огромный поток документов, бумаги получают и создают. Когда нужда их использования в ежедневной деятельности для разрешения текущих проблем и вопросов пропадает, возникает необходимость в накоплении и сохранении информации. Кроме того, предельно важно обеспечить легкий и быстрый доступ к необходимым данным в любое время, даже по прошествии нескольких дней, месяцев или лет после выхода бумаги из оборота. При неправильной организации архивов и несоблюдении сроков в дальнейшем могут возникнуть проблемы с поиском нужной бумаги. Быстрый поиск и применение документов по назначению возможно лишь при четком их распределении по группам, сегрегации, например, в дела.
Специальным систематизирующим справочником, который определяет порядок распределения бумаг в дела, служит номенклатура дел.
Понятия “номенклатура дел” и “дело”
Номенклатурой дел называют самый простой классификатор наименований дел, который позволяет быстро рассортировать бумаги для быстрого их поиска в случае необходимости, с указанием сроков хранения в установленной форме. Такой классификатор отличается большой значимостью в организации бесперебойной работы компании или муниципального учреждения.
Дело — это помещенные под одну обложку документ или их совокупность, которые относятся к определенному вопросу или виду деятельности. В делах запрещается дублирование черновых вариантов бумаг, повторяющихся или утративших важность, с закончившимся нормативным сроком хранения.
Номенклатура дел — документ многоцелевой, который:
- Является основой для размещения документов по папкам, поиска необходимых бумаг.
- Указывает индексацию документов и дел.
- Определяет сроки хранения документов.
- Является своеобразным пособием по первому этапу экспертизы.
- Является документом, который учитывает дела временного (до десяти лет) хранения.
- Является основой для формирования описей документов, которые будут храниться постоянно и временно.
- Является местом хранения актов на уничтожение дел предприятия с окончившимися сроками хранения (уничтожение бумаг).
Виды номенклатур на предприятиях
Выделяют три вида номенклатур. Типовой номенклатурой называют нормативный документ, устанавливающий состав дел, которые заводятся в делопроизводстве организаций одного типа.
Примерная номенклатура имеет рекомендательный характер, устанавливает определенный состав дел (с указанием их индексов), заводимых в процессе функционирования организаций, на которые номенклатура распространяется.
Отдельная номенклатура дел определенного предприятия формируется сотрудниками документационного обеспечения и документооборота организации. В процесс привлекаются руководители структурных подразделений, так как те имеют представление о планируемом развитии предприятия, что позволяет эффективно предусмотреть виды бумаг, которые могут в ближайшем будущем появиться в организации.
Основные нормы хранения документации
Огромное количество бумаг, различных по представляемой ценности и значимости, образуется в процессе деятельности любого предприятия. Виды бумаг, для которых должно быть организовано хранение документов в организации, порядок и сроки хранения отражены в различных нормативно-правовых актах, которые могут относиться, как к корпоративному законодательству отдельной организации, к законодательству об архивном деле, так и к законам о бухгалтерском учете. Законы о бухгалтерском учете и архивном деле имеют равную силу с нормативными актами, выпущенными учредительным советом или руководством конкретной организации.
Базовым законодательным актом в этой сфере является закон «Об архивном деле в РФ», вступившим в силу с момента опубликования — 25 октября 2004 г. Именно этим законодательным актом регулируются различного рода отношения в сфере управления архивным делом в интересах гражданского населения страны, социума и государственной власти, а также отношения в вопросах организации хранения бумаг, вне зависимости от форм собственности предприятий.
На основании ч. 1 ст. 17 Закона № 125-ФЗ, предприниматели, частные и государственные организации обязаны беречь архивные документы в течение сроков их хранения, в том числе бумаги по личному составу. В зависимости от статуса коммерческого предприятия установлен порядок исполнения обязанности по хранению бумаг, и срок хранения документов в организации. Коммерческие учреждения имеют право прекратить хранение документов по истечению сроков.
Бухгалтерские документы
В статье 17 Закона № 129-ФЗ установлены общие сроки хранения документов, бумаг бухгалтерского учета и бухгалтерских отчетов. Согласно акту, предприятие обязано обеспечить хранение бухгалтерских документов в течение не менее пяти календарных лет с первого января года, последующего тому, которым датируется бумага.
Для определения сроков для конкретных видов документов нужно обратиться к такому акту, как типовой перечень сроков хранения документов, утвержденному Росархивом 6 октября 2000 года. Что важно, сроки, указанные в перечне, отсчитывают не от даты составления чистового варианта бумаги или официальной публикации документа, а с первого января последующего календарного года. Однако если руководитель компании оформил распоряжение с учетом специфики деятельности, то срок хранения бумаг по сравнению с тем периодом, который устанавливает перечень, может быть увеличен.
Налоговые декларации и другие бумаги для расчета налогов
Временной период, в течение которого предприятие или муниципальное учреждение обязано сохранять отчетность по налоговым отчислениям, устанавливаются в пункте 170 упомянутого перечня. Так, срок хранения документов в организации, если речь идет о налоговых декларациях за последний календарный год, составляет не менее десятилетия, поквартальные хранят не менее пяти последующих календарных лет, месячные подлежат хранению не менее одного календарного года — такую информацию указывает перечень сроков хранения документов. При отсутствии отчетности за календарный год, другие виды деклараций хранят не менее десяти лет. Так, другие виды отчетности следует беречь не менее пяти календарных лет. Отчеты за календарный месяц при отсутствии квартальных, хранятся по тем же принципам.
Документы, благодаря которым исчисляются налоги и сборы, в законе не определены. Однако в подпункте восьмого пункта первой статьи 23 Налогового кодекса РФ стоит указание на то, что в течение четырех лет налогоплательщикам необходимо хранить документы: бухгалтерского и налогового учета, любые другие, доказывающие получение прибыли, осуществление трат, уплату и удержание налоговых и других сборов. То же самое устанавливает перечень документов с указанием сроков хранения. Он размещается на официальных сайтах правительства РФ и Росархива.
Сроки хранения документации на предприятии
Срок хранения документов – это временные рамки, определенные законодательством РФ и отобранные экспертизой ценности, в течение которых они должны храниться до своего уничтожения.
В результате деятельности предприятия и учреждения создаются бумаги, имеющие разное значение. Типовой перечень хранения документов разрешает уничтожать ту документацию, которая уже выполнила поставленную задачу. А есть такие, которые не теряют свою важность в течение ряда лет. И третий вид, это содержащие научно или практически значимую информацию. Подобный тип имеет постоянный срок хранения.
Итак, типовые сроки хранения документов могут быть:
- временными до десяти лет;
- временными свыше десяти лет;
- постоянными.
В подразделениях, которые занимаются справочной работой, дела остаются в течение двух лет, вне зависимости от статуса, который имеет дело: постоянного и временного (свыше десяти лет) хранения. В архив организации они сдаются по прошествии этого времени.
Вне зависимости от формы, в которой выполнена документация (бумажной или электронной), сроки хранения документов не меняются. Определяющее значение длительности использования их зависит от заключенной в них информации. Этим вопросом занимается экспертиза ценности.
Экспертиза ценности документов – это установление значимости, от которой зависит определение периода их сбережения. Для определения того, какие конкретно бумаги наилучшим образом могут обеспечить государство, социум, науку и отдельных лиц необходимыми данными, проводится экспертиза. Для документов, которые были отобраны на временное хранение, следует определить, в течение какого периода в будущем они могут понадобиться. Важной задачей экспертизы бумаг считается также определение периода хранения документации.
Таким образом, выделились следующие задачи экспертизы ценности:
- Передача на постоянное хранение в госархивы РФ документации, имеющей важное значение для политики, экономики, хозяйства, науки, культуры страны, предварительный отбор для этого.
- Документы, сохраняющие практическое значение, но не представляющие научно-исторической ценности отбирают на временное хранение.
- Утратившие значение и не имеющие научной ценности отбирают для уничтожения.
- Установление сроков хранения документов, изменение их.
Во время экспертизы проверяются также качество организации номенклатуры дел, архивов и установления сроков хранения документов.
Способы организации хранения бумаг на предприятии
С появлением электронных технологий отпадает необходимость под архив использовать целое здание, достаточно будет и нескольких комнат, если речь идет о большой организации с десятилетней историей. Но в любом случае возникает необходимость организовать хранение документов в организации.
Можно выделить несколько вариантов того, как можно организовать электронный архив:
- Локальный — доступный способ хранения, заключающийся в сборе документов в одной папке на компьютере или, при наличии у компании локальной сети, создании специальной сетевой папки и настройки прав доступа к ней. Недостатками подобного метода хранения являются отсутствие гарантии безопасности, необходимость самостоятельно контролировать время хранения, обеспечивать средства просмотра (речь идет о программах просмотра документов, изображений, видео, чертежей и других бумаг) и проверки электронной подписи.
- Специальный электронный архив — специализированные системы документооборота в электронном виде или электронные архивы. Такие системы хранения информации не повторяют упомянутые выше минусы локального архива. То есть, СЭД обеспечивает просмотр, контролирует сроки сохранения бумаг, позволяет получить информацию об электронной подписи. Минус – услуга платная.
- В облаке — перспективный способ хранения документов, они могут храниться прямо в онлайн-сервисе и не занимать места на компьютерах организации. Сотрудники всегда имеют возможность обратиться к необходимой документации, сервис обеспечит просмотр соответствующими инструментами и предоставит данные о сертификате безопасности – был бы только доступ в сеть.
Законодательство не регламентирует, какой способ хранения должен быть использован, Перечень документов с указанием сроков говорит лишь о нормативных временных рамках. Важно лишь соблюдение регламента передачи документов, правильная форма исполнения и сертификат для подписи.
businessman.ru